Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem Penyimpanan Arsip :

dalam dunia kearsipan sangatlah penting. Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika dibutuhkan nantinya. Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa jenis yang dapat disesuaikan dengan jenis arsip. Terdapat 5 jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:

1. Sistem Kronologis
2. Sistem Abjad
3. Sistem Nomor
4. Sistem Geografis/Wilayah
5. Sistem Subyek

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf ataupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 jenis urutan dalam penyimpanan arsip, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan  yang berdasarkan urutan abjad adalah susunan sistem nama (biasanya disebut sistem abjad, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek). Sedangkan sistem yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek numerik (sistem subyek dengan kode nomor).

Meski terdapat banyak pilihan sistem penyimpanan arsip, namun tidak semua sistem itu diterapkan dalam satu organisasi. Pada umumnya hanya sistem penyimpanan standart yang dipakai adalah sistem abjad (nama), sistem numerik, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek. Bahkan terkadang dalam satu organisasi/instansi hanya menggunakan 1 atau 2 jenis sistem penyimpanan arsip untuk semua file, baik file surat, file kartu, formulir atau non kertas. Dalam pemilihan penggunaan sistem penyimpanan hendakanya diperhatikan kebutuhan dan tingkat keseragaman warkat/data, sehingga tidak mempersulit dalam pengelompokan/penentuan jenis dan penemuan kembali nentinya...


Baca Juga:
Jenis Lipatan Surat

Read more »»  

Daftar Klasifikasi Wilayah

Daftar Klasifikasi Wilayah :

Penerapan penyimpanannya bergantung pada pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Terlebih dahulu agan harus membuat daftar klasifikasi wilayah, sebelum menyortir surat-surat. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok besar/luas dan menuju ke arah yang lebih spesifik/sempit, seperti provinsi, baru kemudian daerah yang termasuk di dalamnya (kabupaten/kota, kecamatan, desa, dll) yang disusun menurut abjad, seterusnya hingga wilayah yang lebih kecil. Untuk mempermudah pemahaman agan dalam membuat klasifikasi wilayah, agan dapat memperhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di Provinsi Jawa Tengah berikut ini.

Daftar Klasifikasi Wilayah Kabupaten di Jawa Tengah
Subyek Utama
1.   Banyumas
2.   Batang
3.   Blora
4.   Brebes
5.   Demak
6.   Jepara
7.   Pati
8.   Pekalongan
9.   Pemalang
10. Purwodadi
11. Semarang
12. Solo
13. Tegal

Daftar Klasifikasi Wilayah Kecamatan di Kabupaten Semarang
Sub Subyek
1.   Banyumanik
2.   Pudakpayung
3.   Banyumanik
4.   Srondol Wetan
5.   Pedalangan
6.   Sumurboto
7.   Srondol Kulon
8.   Tinjomoyo
9.   Ngesrep
10. Jatingaleh
11. Jomblang
12. Kaliwiru
13. Gajah mungkur

dan dapat dilanjutkan ke sub wilayah yang lebih sempit lagi, ke kelurahan. desa, pedukuhan, RW dan RT. Untuk wilayah kelurahan, dapat juga dengan menggunakan model seperti berikut :

Dalam kaitannya dengan daftar klasifikasi wilayah, kita dapat mengelola sistem wilayah itu menurut tiga tingkatan sesuai dengan kebutuhan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Nama negara Surat/dokumen yang diterima dari berbagai negara akan dimasukkan ke dalam map campuran dengan label nama negara yang bersangkutan yang disusun secara abjad. Label map terletak di posisi kiri sebagai pemandu (guide) utama. Apabila jumlah surat/dokumen suatu nama yang ada di dalam map campuran mencapai jumlah lima, surat/dokumen tersebut akan dikeluarkan dan ditempatkan di dalam map individu yang diberi label nama koresponden yang bersangkutan. Nama individu tersebut dapat berupa nama kedutaan, konsulat, nama perusahaan, atau nama bank. Label map individu tersebut terletak pada posisi kanan.

Demikianlah daftar klaisfikasi wilayah yang secara sederhana dapat agan terapkan pada sistem pengelolaan kearsipan agan. Sebenarnya selain dengan menggunakan klasifikasi sistem wilayah, juga dapat menggunakan klasifikasi sistem abjad, pokok soal, dll. Untuk saat ini, ane baru bisa share tentang klasifikasi sistem wilayah saja, kapan2 ane share yang model lainya. Semoga bermanfaat...

Baca Juga :

Jenis Lipatan Surat

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah

Read more »»  

Jenis Lipatan Surat

Jenis Lipatan Surat :

yang digunakan dalam kegiatan administrasi terdapat berbagai jenis surat. Lipatan surat dapat digunakan baik untuk surat resmi ataupun tidak resmi. Penggunaan lipatan surat sangat penting, terutama bagi sebuah organisasi provit, namun bukan berarti yang non profit tidak penting, keduanya sama pentingnya menggunakan lipatan surat yang baik. Penggunaan lipatan surat yang baik merupakan etika korespondensi dalam dunia bisnis. Surat yang menggunakan lipatan yang terkesan asal-asalan akan memberikan citra negatif bagi pengirim, dalam hal ini adalah perusahaan atau instansi dan bukan personal. Apabila penggunaan lipatan surat tidak diperhatikan, apalagi bagi instansi yang bergerak dalam dunia bisnis maka citra atau image dari perusahaan yang menjadi taruhanya. Meski tampak sebagai hal yang sepele, namun masih banyak instansi yang melakukan kesalahan dalam menggunakan lipatan surat yang baik. Terdapat beberapa lipatan surat yang biasa digunakan dalam dunia korespondensi, diantaranya:

1.              Lipatan baku (standart fold)

2.              Lipatan setengah baku (semi standart fold)

3.              Lipatan akordion (accordian fold)

4.              Lipatan setengah acordion (semi accordion fold)

5.              Lipatan tunggal (single fold)

6.              Lipatan ganda paralel (parallel fold)

7.              Lipatan model prancis (franch fold)

8.              Lipatan model baron (baronial fold)

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah gambar dari masing-masing jenis surat:

Penggunaan lipatan surat dapat disesuaikan dengan suratnya. Tidak menutuo kemungkinan satu jenis surat menggunakan beberapa lipatan yang berbeda-beda. Hal ini dapat dilakukan agar surat yang dikirimkan terlihat lebih variatif modelnya. Demikian sedikit info dan tips dari ane, semoga bermanfaat.

Read more »»  

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah :

merupakan salah satu bentuk pengelolaan dokumen dalam dunia kearsipan. Pengelolaan disini adalah bagaiman sebuah arsip atau dokumen disimpan nantinya. Penyimpanan ini dimaksutkan apabila suatu saat dibutuhkan maka akan dapat ditemukan dengan mudah. Selain itu juga untuk menjaga dan merawat arsip/dokument agar tidak mengalami kerusakan.

Yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, /atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.

Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, arsip surat itu disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas atau arsip yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan. 

Badan usaha atau bidang jasa lain yang akan mempergunakan penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkas/arsip yang ada. Kemudian, mereka menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan, RW dan RT. 

Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur kegiatan usahanya yang dikaitkan dengan domisili pembelinya. Oleh karena itu penataan berkasnya yang antara lain berupa surat pesanan dan faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah. 

Sebetulnya sistem wilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen/surat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan jika dibandingkan dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan. Sistem wilayah disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.

Meskipun dengan menggunakan sistem wilayah dirasa lebih mudah dalam pengklasifikasian asal dokumen, tetapi tetap saja masih terdapat kesulitan/kerugian dalam melakukan penyimpanan dokumen dengan sistem ini. Berikut adalah beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan pengelolaan arsip sistem wilayah :

Keuntungan sistem wilayah sebagai berikut:
1) Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
2) Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.
3) Perolehan informasi dapat dilakukan di daerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.
4) Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian sistem wilayah ini adalah sebagai berikut:
1) Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
2) Apabila perseorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
3) Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.

Read more »»  

Tips Download yang baik

Tips Download yang baik :

Salam hangat dari saya kepada saudara yang telah berkenan mampir ke pustaka pribadi saya. Terimakasih atas kunjungan saudara, dan semoga saudara dapat sedikit iilmu dari apa yang saya coretkan.

Baiklah agan/sista terhormat, dalam tulisan saya kali ini akan membahas bagaimana cara download yang baik dari situs download yang kemungkinan muncul halaman yang bertuliskan server not found. banyak kemungkinan yang bisa terjadi disini, diantaranya :

1. Situs sudah expired. Pastikan situs yang yang agan kunjungi masih hidup.
2. Salah penulisan. Kemungkinan tulisan pada alamat download salah
3. Adanya penambahan tanda baca
4. Kemungkinan file telah dihapus jadi agan tidak dapat mendownload file yang agan cari dan yang paling fatal adalah :
5. Jika agan menggunakan modem, kuota modem agan telah habis atau masa berlakunya telah habis, serta tidak ada jaringan yang memungkinkan agan tersambung ke internet,,, hehehe
6. Juga jangan sampe koneksi internet dalam keadaan kurang baik atau putus nyambung, sehingga mengakibatkan file download korupt...

Contoh : Jika agan hendak download software SPSS dengan alamat download seperti ini :
http://ww*..share*beast.com/y5uji3pewugp
Maka agan tidak akan mungkin dapat mengakses halaman tersebut, karena terjadi kesalahan penulisan alamat situs. Silahkan agan koreksi kesalahanya. . . . . . . . . . Tepat sekali, dalam penulisan alamat tersebut :
1. Terdapat tambahan2 tanda baca yang tidak penting
2. Penulisan alamat tidak lengkap
Ya, dua alasan itu yang membuat agan tidak dapat mengakses halaman situs tersebut.

Lalu bagemana caranya agar bisa diakses... ?

Itu mudah sekali gan, silakan agan :
1. Hapus tanda bintang * pada alamat situs. ada dua tanda * pada situs yang saya contohkan.
2. Tambahkan huruf w setelah "http://ww "menjadi "http://www "
3. Hilangkan tanda titik yang dobel dari alamat situs tersebut. Ada 1 tanda titik yang dobel yaitu pada "http://ww*..share" menjadi "http://www.share"

Nah,,, mudah bukan, semoga dapat menjadikan solusi atas permasalahan agan.

Read more »»  

Cara Mnegetahui PageRank Situs

Cara Mnegetahui PageRank Situs :

sangatlah mudah, berbagai situs telah memberiakan layanan untuk mengetahui pagerank situs. Agan tinggal menuliskan alamat situs agan atau situs yang ingin agan ketahui pagerank-nya. Dalam dunia bloging, ada dua macam rank yang menjadi acuan popularitas sebuah situs, yaitu google pagerank dan alexarank. Menurut ane sih, keduanya memiliki peranan yang sama pentingnya dalam meningkatkan popularitas sebuah situs/website. Apabila pagerank dan alexarank agan tinggi bukan tidak mungkin situs/website agan akan semakin dikenal dan digemari oleh para pengunjung. Yah,,, hal ini tidak terlepas dari posisi situs/website agan yang berada di urutan teratas search engin, (bahasa kerenya sih page one).

Nah,,, lalu bagaimana cara mengetahui pagerank situs atau alexarank-nya...?

Tidak sulit untuk menemukan layanan yang memberikan jasa pengecekan sebuah pagerank dan alexarank. Beberapa diantaranya adalah dengan menggunakan cekpr.com atau dengan prchecker.info. Keduanya merupakan situs penyedia jasa pengecekan pagerank sibuah situs.

Apakah setiap kali ane ingin tau pagerank sebuah situs harus mengunjungi situs tersebut ? apakah tidak ada yang lebih instan ?

Jika terdapat pertanyaan seperti itu dalam benak agan, maka jawabanya adalah sudah pasti ada. Cara paling mudah mengetahui pagerank situs tanpa harus melalui pihak ketiga adalah dengan menggunakan add-on. Bagi para pengguna firefox dapat menggunakan add-on yang disediakan oleh firefox secara gratis, 100% gratis gan. hehe


Add-on yang ane maksut adalah add-on SearchStatus. Dengan menggunakan add-on ini, maka agan akan dengan mudah mengetahui pagerank sebuah situs tanpa harus meminta bantuan pada situs lain. Agan tinggal membuka situs yang ingin agan ketahui pagerank-nya, dan melihat hasilnya.
Berikut adalah penampakan untuk pengecekan pagerank situs

Icon add-on SearchStatus adalah seperti dibawah ini

 

Nah,,, apabila agan pengen melihat posisi pagerank dapat dilihat seperti penampakan dibawah ini

Selain agan dapat mengetahui pagerank situs/wabsite, searchstatus juga menyediakan layanan informasi tentang susunan meta tag dari sebuah situs, jumlah link, dan sebagainya. Letak dari add-on ini biasanya berada di pojok kanan bawah layar kompi/laptop agan. Agan tinggal unduh saja add-on ini, kemudian instal dan restart browser agan. Ikuti aja petunjuknya nanti gan.

Kayak gini nie kalo udah kepasang nantiny

Dengan menggunakan add-on ini maka agan akan lebih dipermudah dalam mengetahui pagerank sebuah website. Sekian sedikit info dan tips dari ane, silahkan agan coba dan semoga membantu, terimakasih telah berkenan mampir dimari gan...

Baca juga :

Tips Posting Yang Baik

Read more »»  

Cara Membuat Blog

Cara Membuat Blog :

sangatlah mudah, agan tinggal mendaftar ke penyedia layanan saja. Kali ini ane pengen membahas tentang cara membuat blog di blogspot. Langkah2nya cukup mudah dan sederhana. Berikut langkah2nya, step by step ya,,, :)

1. Silahkan agan buka blogspot, kemudian create your account

2. Silahkan klik daftar

3. Isi form pendaftaran yang diminta, masukan data seauai permintaan form pendafaran.

4. Setelah terisi semua,klik "langkah berikutnya"

jangan lupa memberikan ckacklist pada kotak persetujuan dg google.

5. Setelah kamu klik pada tombol next, akan ditampilkan perintah verifikasi akun, silahkan masukan nomor ponsel kamu. Kemudian klik tombool Send Verifikation Code. Nanti kamu akan mendapat sms dari google yang berisi  kode aktifasi.

Setelah agan memverifikasi no HP agan, maka nanti agan akan mendapatkan balasan kode verifikasi dari google ke ponsel agan.

 

6. Apabila langkah diatas telah berhasil, agan akan  dibawa ketahap selanjutnya, yaitu tahap penambahan foto profil blog agan, jika agan ingin mengupload foto silahkan add profil foto, tapi jika tidak agan bisa melewati tahapan ini dengan mengklik next step/langkah selanjutnya.

7. Selanjutnya akan tampil halaman seperti gambar di bawah ini. Ini merupakan tanda bahwa agan telah memiliki sebuah akun google  berupa alamat email yang bisa digunakan untuk login ke e-mail/yahoo dan blogger.com, selanjutnya silahkan klik tombol Back to blogger

 

8. Agan hampir berhasil membuat sebuah blog, tinggal beberapa step lagi, dan jika masih ada langkah selanjutnya, abaikan saja, agar lebih cepat agan mengelola blog agan, lalu agan akan dibawa ke dashboard, silahkan agan lakukan editing seperlunya pada setingan blog agan,

9. Jangan lewatkan step yang ini, setelah agan masuk ke halaman utama Dashboard blogger, agan bisa membuat blog, menulis posting, mengatur tema dan lain-lain. Untuk membuat blog pertama kali klik tombol Blog Baru.

10.Setelah agan mengklik tombol blog baru, selanjutnya akan muncul  jendela pembuatan blog.  Pada bagian Judul isi  Judul blog kamu, pada bagian Alamat isi dengana alamat blog yang kamu inginkan (ini yg nantinya jd Url atau alamat blog agan). Pada template, pilih salah satu template yang agan inginkan, dan setelah memilih tamplate klik tombol Buat blog.

Baca juga :

Cara Menambahkan Daftar Arsip Blog

Tips Posting yang Baik

Read more »»