Tampilkan posting dengan label administrasi perkantoran. Tampilkan semua posting
Tampilkan posting dengan label administrasi perkantoran. Tampilkan semua posting

15/11/16

Belajar Grafologi

Belajar Grafologi :
Bisa mengetahui sifat dan karakter seseorang tentunya sangat mengasyikan. Walaupun belum terlalu mengenal teman atau kekasih yang baru kita kenal. Ada banyak metode untuk bis amengetahui karakter dan sifat seseorang. Salah satunya kita bisa mengetahuinya lewat tulisan tangannya. Unik kan? Ada suatu ilmu dari cabang psikologi yang dinamakan Grafologi. Apa itu Grafologi?
Grafologi adalah ilmu atau seni membaca tulisan tangan seseorang. Mirip seperti dna atau sidik jari seseorang, yang punya keunikan tersendiri untuk mencirikan keunikan seorang manusia. Manusia diciptakan memang sangat unik dan tidak ada yang sama.
Grafologi bisa dipelajari dengan sederhana dan tidak sulit untuk bisa mempelajarinya. Bagaimana cara untuk mempelajarinya? Mari kita lihat!
1. Besar Kecilnya Tulisan.
Dilihat dari sudut pandang besar kecilnya tulisan terdapat empat kriteria penting yaitu : kecil, sedang, besar, dan sangat besar.
  • Tulisan yang berukuran kecil menunjukkan sifat pendiam, sering menyendiri tapi punya otak yang cemerlang dan pikirannya selalu ilmiah.
  • Tulisan tangan yang ditulis kecil-kecil tapi jelas mudah untuk dibaca menunjukkan penulisnya pandai, juga punya konsentrasi kuat, walau sayang tipe ini kadang suka sekali menonjolkan keilmuannya. Sedangkan jika tulisan tangan kecil dan susah membacanya berarti sang penulis adalah orang bertipe mandiri dalam hidupnya.
  • Tulisan tangan sedang, mengandung makna bahwa penulisannya adalah orang yang sangat terpaku kepada tradisi kuno, atau hal-hal yang bersifat formil modern. Sangat jitu dalam penggunaan logika untuk dasar referensi keputusan-keputusannya.
  • Jenis tulisan tangan yang besar menunjukkan besarnya ambisi seseorang namun murah hati dan selalu ingin dihargai oleh orang lain, di samping suka melebihkan omong-omongan yang kurang perlu. Sedangkan untuk jenis tulisan tangan yang sangat besar menunjukkan bahwa penulisnya sangat hati-hati dalam segala hal, gemar membuat perhatian bagi sekelilingnya, banyak over aktingnya dalam mencari perhatian.2. Gaya Tulisan. Dalam spesifikasi Gaya Tulisan ini terbagi ke dalam lima sub. Masing-masing, adalah :
    2.1 Gaya Sambung Biasa
    Orang yang punya model tulisan begini biasanya senang memberi respon pada setiap masalah, bisa menerima ide dari orang lain, mudah bergaul dan disenangi teman. Baginya berbakat untuk menjadi seorang pemimpin.
    2.2 Gaya Sambung Berbentuk Petak
    Mengandung arti penulisnya mudah dipengaruhi, selalu menilai enteng setiap persoalan, hingga tindakannya kadang terkesan sembrono, tanpa pemikiran matang.
    2.3 Gaya Sambung Berliku
    Tulisan yang banyak luka-likunya, mengandung makna bahwa penulisnya sangat formil, hati-hati dan sering menonjolkan status, namun umumnya sifat mereka pendiam, gemar menyendiri dan biasanya banyak memiliki keahlian atau bakat.
    2.4 Gaya Lurus dan Lancip
    Tulisan tangan model demikian menunjukkan penulisnya orang agresif, sangat tekun mengerjakan sesuatu, walau kadang enggan berkompromi dengan orang lain. Bila lancipnya pada huruf awal saja maka pertanda dirinya orang yang banyak mengalami konflik psikologis, sehingga kadang bersikap agresif.
    2.5 Gaya Campuran
    Bentuk tulisan bersambung yang tak karuan menuliskan cepat, dan kadang sukar membacanya hal ini mengandung arti bahwa penulisnya adalah orang yang biasa berpikir cepat, kreatif tapi paling tersinggung kalau dikritik. Bahkan, bila tidak sesuai dengan kehendaknya jangan harap orang bisa mendapatkan bantuannya karena dia paling doyan mengelak dalam memberi pertolongan.
    3. Kemiringan Tulisan
    Bentuk kemiringan tulisan tangan, apakah itu miring ke kiri atau ke kanan, atau tegak lurus.
    • Mereka yang tulisannya miring ke kiri menunjukkan penulisnya bersikap tertutup (introvet). Segala sesuatu diukur menurut penilainnya sendiri atau menurut ukuran masa lampau. Disamping mempunyai sikap konservatif, orang dengan tipe tulisan ini sangat individualis.
    • Jenis tulisan miring ke kanan, menandakan orang yang ramah, aktif dan bersikap terbuka (extropet), berani menghadapi tantangan baru. Dalam bekerja kata hatinya merupakan power yang penting, tapi dalam hal yang kurang dikuasai dia lebih banyak untuk menanyakan kepada ahlinya.
    • Tulisan tangan yang bentuknya tegak, mengandung arti bahwa penulisnya adalah tipe orang yang tak suka banyak diatur. Baginya dia adalah miliknya sendiri, kebebasan menjadi hobinya dalam mengerjakan sesuatu tindakan, namun kontrol diri tidak pernah lepas dalam memilah dan memilih hal yang dianggapnya positif.
    4. Tekanan Tulisan
    • Bila kita memperhatikan bekas tulisan tangan seseorang akan ditemukan tampak goresan tekanan tulisan seperti tercetak di baliknya. Dengan memperhatikan bekas goresan yang tercetak di balik kertas kita akan dapat mengetahui dan menebak bagaimana kepribadian dan tingkah laku si penulisnya.
    • Tekanan yang halus berarti pembawaannya tenang, tapi mudah atau tidaknya dibaca itu bukan persoalan. Sedangkan tulisan yang bekas tekanannya tercetak jelas dibelakangnya menandakan penulisnya punya sifat kaku dan formal. Karenanya orang ini sulit untuk bisa cepat menyesuaikan diri dalam pergaulan, namun dia menganggap bersikap demikian penting baginya agar dihargai orang lain.
    5. Bentuk Huruf Awal
    Diantara orang ada yang gemar memainkan bentuk tulisannya, terutama bentuk awal tulisannya. Beberapa ciri dan kecenderungan karakter si penulis adalah sebagai berikut :
    5.1 Bentuk Jangkar
    Disebut bentuk jangkar karena memang huruf awal tulisnya dalam bentuk jangkar. Tulisan ini memberi tanda bahwa yang memiliki tulisan cenderung bersikap kurang dewasa dan kurang percaya diri dalam menjalani hidup. Dia banyak bersikap pasif.
    5.2 Bentuk Busur
    Disebut bentuk busur karena memang bentuk awalnya membentuk busur seperti ditarik. Pemilik tulisan ini biasanya cepat puas dengan hasil yang dicapai, dan hidupnya sangat berpandangan kuat akan nilai-nilai religius.
    5.3 Bentuk Memanjang
    Huruf awal memanjang yang dituliskan pelan-pelan, menunjukkan bahwa orangnya terlalu berhati-hati dalam merencanakan masa depan. Panjanganya huruf awal menunjukkan kelambatan kerja dan pemborosan waktu.
    5.4 Bentuk memanjang dari bawah
    Bentuk memanjang dari bawah bila digoreskan secara kilat menunjukkan penulisannya orang yang agresif dan cepat menyelesaikan pekerjaan, disamping gemar melakukan berbagai eksprimen.
    Marjin dan Kemiringan Tulisan juga Mengungkap Karakter Seseorang
    Mengungkapkan kualitas pendidikan dan sosial.
    • Marjin atas lebar: cenderung menarik diri dan menjaga jarak dengan orang lain, bersifat formal, hormat terhadap orang lain.
    • Marjin atas sempit: menyukai formalitas.
    • Marjin bawah lebar: rasa takut terhadap seks, idealis, kurang bersahabat, mementingkan keterampilan luar, adanya trauma emosional.
    • Marjin bawah sempit: mempunyai naluri suka menimbun, sok akrab, kurang hati-hati, sentimental, materialistis, mudah lelah, kurang bisa berkomunikasi.
    • Marjin kiri lebar: latar belakang kebudayaan yang baik, intelejensi, rasa seni, selalu ingin berkembang dan aktif.
    • Marjin kiri sempit: persahabatan yang tidak pandang bulu, picik, pendiam, hipersensitif, hati-hati, ingin menghindari tekanan.
    • Marjin kanan lebar: ketakutan akan masa depan.
    • Marjin kanan sempit: pendekatan lebih berhati-hati terhadap calon teman dan dunia secara umum, kurangnya sikap memilih-milih, murah hati, sembrono, ketidaksabaran, ingin segera keluar dari masalah.
    • Rata: memiliki pikiran yang teratur dan mata yang artistik.
    • Satu halaman penuh tulisan tanpa ada jarak spasi: picik, banyak bicara.
    • Satu halaman hampir semuanya bermarjin: penakut, tertekan, tidak pernah puas.
    • Marjin kiri acak-acakan: depresi temporer.
    • Marjin kiri semakin melebar ketika tulisan turun: bermakna tulisan cepat dan spontan, kesulitan untuk menggunakan waktu.
    • Marjin kiri semakin menyempit ketika tulisan turun: cenderung memulai tugas yang berani.
    • Marjin sempit di sisi kiri dan kanan: tidak melihat berbagai hal dari segi pandangan masyarakat lainnya, tidak melihat dirinya dengan baik.
    • Marjin kiri tidak rata: tidak bisa menyesuaikan diri dengan masyarakat, suka melawan, suka menyimpang, tidak disiplin.
    • Tidak ada marjin: sibuk, berusaha keras, pelit, egois.
    KEMIRINGAN
    Ke kiri: berhubungan dengan masa lalu dan hal-hal yang negatif.
    Vertikal: berhubungan dengan pengendalian dan formalitas.
    Ke kanan: berhubungan dengan masa depan dan hal-hal yang positif.

    • Ke kanan: ekstrover, kepribadian yang bebas disertai kebutuhan dan kapasitas untuk kontak manusiawi, keinginan memberi dan menerima afeksi, mudah berkomunikasi, bersahabat, responsif, suportif, kurang sabar, tidak tenang, tergesa-gesa, aktif. Positifnya: keaktifan, simpati, kemampuan bergaul. Negatifnya: ketidaksabaran, ketergesa-gesaan, kepanikan.
    • Terlalu ke kanan: makin suka bergaul tetapi dengan kendali emosi yang lebih rendah, mudah bosan, mudah gelisah, banyak teman dekat
    • Sedikit ke kanan: membutuhkan orang lain, berpandangan ke luar, ekstrover
    • Ke kiri: introver, dituntun oleh pikiran ketimbang emosi, mudah tersinggung. Positifnya: kontrol diri, sikap hemat, pemikiran yang konservatif. Negatifnya: keegoisan, ketakutan terhadap masa depan, mengucilkan diri
    • Terlalu ke kiri: introspektif, gugup, pemimpi
    • Sedikit ke kiri: banyak menggunakan pikirannya, agak introver
    • Vertikal: independen, tidak ekstrover dan juga tidak introver, tidak tergantung pada orang atau sesuatu yang lain. Positifnya: kenetralan, dominasi pemikiran, kontrol diri, penjagaan jarak. Negatifnya: keegoisan, tidak berbelas kasih, sikap dingin, dan kaku.
    • Bervariasi (ada ke kanan, ada ke kiri): kepribadian yang serba guna tetapi kerap tidak stabil, mudah berubah, kerap murung, kerap terombang-ambing antara kata hati dan kendali (pikiran dan emosi).
    Tulisan yang dasarnya tetap, kuat, dan lurus menunjukkan orang yang suasana hatinya terkendali. Dia tidak mudah digoyahkan orang lain dan mempunyai keseimbangan yang baik, berterus terang, dan tekun.
    Turun: berhubungan dengan depresi, lelah, ketidakjujuran, kesedihan, pesimisme
    Datar: berhubungan dengan ketenangan dan stabilitas luar.
    Naik: berhubungan dengan penuh harapan, ambisi, kejujuran, aktivitas, motivasi dan sukses.
    • Miring ke atas (menaik): menunjukkan ambisi dan optimisme, orang yang teratur, berperasaan dan bertanggung jawab, suka bergaul, menyenangkan.
    • Menaik tiruan (garis dasar menaik tetapi jatuh pada bagian akhir): mudah menyerah.
    • Miring ke bawah (menurun): menunjukkan pesimisme dan depresi, kelelahan mental dan fisik.
    Makin tinggi sebuah garis menanjak, makin ambisius dan optimistis. Makin jauh kemiringan ke arah bawah, makin besar pesimisme.
    • Bervariasi: mengungkapkan suasana hati, mudah mengesampingkan akal sehat guna memberi tempat kepada perasaan. Mungkin dia tidak sabar dan tidak dapat diandalkan.
    • Membentuk kurva (menaik kemudian menurun) atau cembung: mudah menyerah, memulai pekerjaan dengan semangat dan antusiasme yang tinggi tetapi kemudian kehilangan semangat.
    • Membentuk kalung (menurun kemudian menaik) atau cekung: jalan untuk mencapai tujuan, memulai suatu pekerjaan dengan semangat dan antusiasme rendah tetapi kemudian sangat bersemangat.
    • Lurus: stabil, terkendali.
    • Sangat lurus: bertindak dangkal seolah-olah terkendali.
    • Tiap kata naik: sedang bahagia
    • Tiap kata turun: tidak bahagia

sumber : JadiBerita
Read more »»  

01/11/15

Bentuk Surat

Bentuk Surat :
biasa disebut sebagai "style". Penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam format tertentu, yang memilki perbedaan satu dengan yang lainya. Perbedaan ini berdasarkan pada kebijakan dari organisasi dalam penggunaanya. Terdapat enam bentuk surat yang secara umum digunakan oleh instansi atau organisasi. Bentuk surat tersebut adalah:
1. Format Resmi (official style)
2. Format balok/lurus penuh (full block style)
3. Format balok yang diubah/lurus (block style)
4. Format setengah balok/lurus (semi block style)
5. Format Indent/bentuk lekuk (indented style)
6. Format paragraf menggantung (hanging paragraf)

Bentuk surat diatas masing-masing dapat digunakan dalam kegiatan surat menyurat. Penggunaan dari bentuk surat diatas hendaknya didasarkan pada:
      1). Jenis surat
      2). Efektifitas dan efisiensi pembuatan surat
      3). Estetikanya

Penggunaan dalam pemilihan bentuk surat sebaiknya berdasarkan pada ketiga alasan diatas. Misalnya dalam pembuatan surat keputusan akan lebih tepat bila menggunakan bentuk surat menggantung. Namun untuk jenis surat lainya tidaklah cocok menggunakan bentuk menggantung. Dalam penggunaan bentuk surat, yang paling efektif  adalah  menggunakan bentuk lurus penuh. Surat bentuk lurus penuh paling mudah disusun karena tidak perlu mengatur mmargin kana dan kirinya. 

Pembuatan surat bentuk lurus paling efisien. Surat bentuk lurus dapat mengisi ruang-ruang kosong pada bagian atas dan bawah dari surat bentuk lurus penuh. Bentuk surat lurus juga dapat menampung lebih banyak informasi karena bagian tembusan pada surat lurus cukup luas.

Namun apabila waktu yang tersedia untuk membuat surat tidak cukup memadai, maka gunakanlah bentuk surat yang sederhana.

Berikut adalah contoh dari masing-masing bentuk surat diatas: 


Format balok/lurus penuh (Format full block style)




Format paragraf menggantung (hanging paragraf)




Format Indent/bentuk lekuk (indented style)




Format setengah balok/lurus (semi block style)




Format Resmi (official style)



Format balok yang diubah/lurus (block style)






Baca juga:
Jenis Lipatan Surat
Theme Gallery Untuk Powerpoint


Ping Blog
Read more »»  

10/11/12

Penulisan Alamat Surat

Penulisan Alamat Surat :
dalam surat yang bersampul sangatlah penting bagi kelancaran informasi surat tersebut. Cara penulisan alamat surat yang jelas akan mempermudah dalam pengiriman atau penyampaian surat kepada si penerima. Ketidak jelasan dan kekeliruan dalam penulisan alamat surat akan berakibat fatal dengan kesalahan pengiriman atau bahkan tidak sampainya surat, sehingga waktu yang telah seharusnya dapat kita maksimalkan terbuang percuma.

Cara penulisan alamat surat haruslah menggunakan tata bahasa yang baik, tidak perlu menggunakan bahasa-bahasa singkatan, bahasa daerah (bersifat kedaerahan) atau bahasa gaul (bahkan alay). Pengguanaan bahasa-bahasa yang kurang tepat justru akan membingungkan petugas dalam menyampaikan surat.  Dalam hal ini sebaiknya pergunakanlah tata bahasa Indonesia yang baku, sesuai dengan EYD. Nah, bila bahasa dalam penulisan alamat surat telah dibuat konsepanya dengan benar, selanjutnya adalah memposisikan penulisan alamat surat yang tepat. Alamat surat atau alamat yang dituju dapat dituliskan pada salah satu dari dua pilihan berikut:

1   Pada halaman muka sampul dibagian tengah (gb. 1)

2   Pada halaman muka sampul, pada sudut kanan atas (gb. 2)

Sedangkan untuk pengirim surat dapat dituliskan pada:

1   Halaman muka sampul, pada sudut kiri atas (gb. 1)

2   Halaman muka sampul, pada sudut kiri bawah (gb. 2)

3   Halaman belakang sampul bagian tengah (gb. 3)


(gb. 1)


(gb. 2)

(gb. 3)
 

Nb: Bila sampul surat yang digunakan merupakan format surat resmi dan telah menggunakan kepala surat, maka alamat pengirim surat tidak perlu dicantumkan lagi.

Ping Blog

Baca juga:
Jenis Lipatan Surat
Sistem Penyimpanan Arsip

Read more »»  

25/10/12

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem Penyimpanan Arsip :
dalam dunia kearsipan sangatlah penting. Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika dibutuhkan nantinya. Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa jenis yang dapat disesuaikan dengan jenis arsip. Terdapat 5 jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:

1. Sistem Kronologis
2. Sistem Abjad
3. Sistem Nomor
4. Sistem Geografis/Wilayah
5. Sistem Subyek

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf ataupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 jenis urutan dalam penyimpanan arsip, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan  yang berdasarkan urutan abjad adalah susunan sistem nama (biasanya disebut sistem abjad, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek). Sedangkan sistem yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek numerik (sistem subyek dengan kode nomor).

Meski terdapat banyak pilihan sistem penyimpanan arsip, namun tidak semua sistem itu diterapkan dalam satu organisasi. Pada umumnya hanya sistem penyimpanan standart yang dipakai adalah sistem abjad (nama), sistem numerik, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek. Bahkan terkadang dalam satu organisasi/instansi hanya menggunakan 1 atau 2 jenis sistem penyimpanan arsip untuk semua file, baik file surat, file kartu, formulir atau non kertas. Dalam pemilihan penggunaan sistem penyimpanan hendakanya diperhatikan kebutuhan dan tingkat keseragaman warkat/data, sehingga tidak mempersulit dalam pengelompokan/penentuan jenis dan penemuan kembali nentinya...


Baca Juga:
Jenis Lipatan Surat
Read more »»  

17/10/12

Daftar Klasifikasi Wilayah

Daftar Klasifikasi Wilayah :

Penerapan penyimpanannya bergantung pada pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Terlebih dahulu agan harus membuat daftar klasifikasi wilayah, sebelum menyortir surat-surat. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok besar/luas dan menuju ke arah yang lebih spesifik/sempit, seperti provinsi, baru kemudian daerah yang termasuk di dalamnya (kabupaten/kota, kecamatan, desa, dll) yang disusun menurut abjad, seterusnya hingga wilayah yang lebih kecil. Untuk mempermudah pemahaman agan dalam membuat klasifikasi wilayah, agan dapat memperhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di Provinsi Jawa Tengah berikut ini.


Daftar Klasifikasi Wilayah Kabupaten di Jawa Tengah
Subyek Utama
1.   Banyumas
2.   Batang
3.   Blora
4.   Brebes
5.   Demak
6.   Jepara
7.   Pati
8.   Pekalongan
9.   Pemalang
10. Purwodadi
11. Semarang
12. Solo
13. Tegal

Daftar Klasifikasi Wilayah Kecamatan di Kabupaten Semarang
Sub Subyek
1.   Banyumanik
2.   Pudakpayung
3.   Banyumanik
4.   Srondol Wetan
5.   Pedalangan
6.   Sumurboto
7.   Srondol Kulon
8.   Tinjomoyo
9.   Ngesrep
10. Jatingaleh
11. Jomblang
12. Kaliwiru
13. Gajah mungkur

dan dapat dilanjutkan ke sub wilayah yang lebih sempit lagi, ke kelurahan. desa, pedukuhan, RW dan RT. Untuk wilayah kelurahan, dapat juga dengan menggunakan model seperti berikut :


Dalam kaitannya dengan daftar klasifikasi wilayah, kita dapat mengelola sistem wilayah itu menurut tiga tingkatan sesuai dengan kebutuhan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Nama negara Surat/dokumen yang diterima dari berbagai negara akan dimasukkan ke dalam map campuran dengan label nama negara yang bersangkutan yang disusun secara abjad. Label map terletak di posisi kiri sebagai pemandu (guide) utama. Apabila jumlah surat/dokumen suatu nama yang ada di dalam map campuran mencapai jumlah lima, surat/dokumen tersebut akan dikeluarkan dan ditempatkan di dalam map individu yang diberi label nama koresponden yang bersangkutan. Nama individu tersebut dapat berupa nama kedutaan, konsulat, nama perusahaan, atau nama bank. Label map individu tersebut terletak pada posisi kanan.



Demikianlah daftar klaisfikasi wilayah yang secara sederhana dapat agan terapkan pada sistem pengelolaan kearsipan agan. Sebenarnya selain dengan menggunakan klasifikasi sistem wilayah, juga dapat menggunakan klasifikasi sistem abjad, pokok soal, dll. Untuk saat ini, ane baru bisa share tentang klasifikasi sistem wilayah saja, kapan2 ane share yang model lainya. Semoga bermanfaat...



Baca Juga :
Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah
Read more »»  

11/10/12

Jenis Lipatan Surat

Jenis Lipatan Surat :

yang digunakan dalam kegiatan administrasi terdapat berbagai jenis surat. Lipatan surat dapat digunakan baik untuk surat resmi ataupun tidak resmi. Penggunaan lipatan surat sangat penting, terutama bagi sebuah organisasi provit, namun bukan berarti yang non profit tidak penting, keduanya sama pentingnya menggunakan lipatan surat yang baik. Penggunaan lipatan surat yang baik merupakan etika korespondensi dalam dunia bisnis. Surat yang menggunakan lipatan yang terkesan asal-asalan akan memberikan citra negatif bagi pengirim, dalam hal ini adalah perusahaan atau instansi dan bukan personal. Apabila penggunaan lipatan surat tidak diperhatikan, apalagi bagi instansi yang bergerak dalam dunia bisnis maka citra atau image dari perusahaan yang menjadi taruhanya. Meski tampak sebagai hal yang sepele, namun masih banyak instansi yang melakukan kesalahan dalam menggunakan lipatan surat yang baik. Terdapat beberapa lipatan surat yang biasa digunakan dalam dunia korespondensi, diantaranya:

1.              Lipatan baku (standart fold)
2.              Lipatan setengah baku (semi standart fold)
3.              Lipatan akordion (accordian fold)
4.              Lipatan setengah acordion (semi accordion fold)
5.              Lipatan tunggal (single fold)
6.              Lipatan ganda paralel (parallel fold)
7.              Lipatan model prancis (franch fold)
8.              Lipatan model baron (baronial fold)

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah gambar dari masing-masing jenis surat:


Penggunaan lipatan surat dapat disesuaikan dengan suratnya. Tidak menutuo kemungkinan satu jenis surat menggunakan beberapa lipatan yang berbeda-beda. Hal ini dapat dilakukan agar surat yang dikirimkan terlihat lebih variatif modelnya. Demikian sedikit info dan tips dari ane, semoga bermanfaat.
Read more »»  

07/10/12

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah :

merupakan salah satu bentuk pengelolaan dokumen dalam dunia kearsipan. Pengelolaan disini adalah bagaiman sebuah arsip atau dokumen disimpan nantinya. Penyimpanan ini dimaksutkan apabila suatu saat dibutuhkan maka akan dapat ditemukan dengan mudah. Selain itu juga untuk menjaga dan merawat arsip/dokument agar tidak mengalami kerusakan.

Yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, /atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.

Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, arsip surat itu disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas atau arsip yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan. 

Badan usaha atau bidang jasa lain yang akan mempergunakan penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkas/arsip yang ada. Kemudian, mereka menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan, RW dan RT. 

Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur kegiatan usahanya yang dikaitkan dengan domisili pembelinya. Oleh karena itu penataan berkasnya yang antara lain berupa surat pesanan dan faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah. 

Sebetulnya sistem wilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen/surat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan jika dibandingkan dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan. Sistem wilayah disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.

Meskipun dengan menggunakan sistem wilayah dirasa lebih mudah dalam pengklasifikasian asal dokumen, tetapi tetap saja masih terdapat kesulitan/kerugian dalam melakukan penyimpanan dokumen dengan sistem ini. Berikut adalah beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan pengelolaan arsip sistem wilayah :

Keuntungan sistem wilayah sebagai berikut:
1) Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
2) Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.
3) Perolehan informasi dapat dilakukan di daerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.
4) Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian sistem wilayah ini adalah sebagai berikut:
1) Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
2) Apabila perseorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
3) Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.

Read more »»