Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem Penyimpanan Arsip : dalam dunia kearsipan sangatlah penting. Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip disini adalah untuk mempermudah dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip/dokumen ketika dibutuhkan nantinya. Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa jenis yang dapat disesuaikan dengan jenis arsip. Terdapat 5 jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:

1. Sistem Kronologis
2. Sistem Abjad
3. Sistem Nomor
4. Sistem Geografis/Wilayah
5. Sistem Subyek

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf ataupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 jenis urutan dalam penyimpanan arsip, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan  yang berdasarkan urutan abjad adalah susunan sistem nama (biasanya disebut sistem abjad, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek). Sedangkan sistem yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek numerik (sistem subyek dengan kode nomor).

Meski terdapat banyak pilihan sistem penyimpanan arsip, namun tidak semua sistem itu diterapkan dalam satu organisasi. Pada umumnya hanya sistem penyimpanan standart yang dipakai adalah sistem abjad (nama), sistem numerik, sistem geografis/wilayah, dan sistem subyek. Bahkan terkadang dalam satu organisasi/instansi hanya menggunakan 1 atau 2 jenis sistem penyimpanan arsip untuk semua file, baik file surat, file kartu, formulir atau non kertas. Dalam pemilihan penggunaan sistem penyimpanan hendakanya diperhatikan kebutuhan dan tingkat keseragaman warkat/data, sehingga tidak mempersulit dalam pengelompokan/penentuan jenis dan penemuan kembali nentinya...


Baca Juga:
Jenis Lipatan Surat