Penerapan penyimpanannya bergantung pada pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Terlebih dahulu agan harus membuat daftar klasifikasi wilayah, sebelum menyortir surat-surat. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok besar/luas dan menuju ke arah yang lebih spesifik/sempit, seperti provinsi, baru kemudian daerah yang termasuk di dalamnya (kabupaten/kota, kecamatan, desa, dll) yang disusun menurut abjad, seterusnya hingga wilayah yang lebih kecil. Untuk mempermudah pemahaman agan dalam membuat klasifikasi wilayah, agan dapat memperhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di Provinsi Jawa Tengah berikut ini.
Daftar Klasifikasi Wilayah Kabupaten di Jawa Tengah
Subyek Utama
1. Banyumas
2. Batang
3. Blora
4. Brebes
5. Demak
6. Jepara
7. Pati
8. Pekalongan
9. Pemalang
10. Purwodadi
11. Semarang
12. Solo
13. Tegal
Daftar Klasifikasi Wilayah Kecamatan di Kabupaten Semarang
Sub Subyek
1. Banyumanik
2. Pudakpayung
3. Banyumanik
4. Srondol Wetan
5. Pedalangan
6. Sumurboto
7. Srondol Kulon
8. Tinjomoyo
9. Ngesrep
10. Jatingaleh
11. Jomblang
12. Kaliwiru
13. Gajah mungkur
dan dapat dilanjutkan ke sub wilayah yang lebih sempit lagi, ke kelurahan. desa, pedukuhan, RW dan RT. Untuk wilayah kelurahan, dapat juga dengan menggunakan model seperti berikut :
Dalam kaitannya dengan daftar klasifikasi wilayah, kita dapat mengelola sistem wilayah itu menurut tiga tingkatan sesuai dengan kebutuhan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Nama negara Surat/dokumen yang diterima dari berbagai negara akan dimasukkan ke dalam map campuran dengan label nama negara yang bersangkutan yang disusun secara abjad. Label map terletak di posisi kiri sebagai pemandu (guide) utama. Apabila jumlah surat/dokumen suatu nama yang ada di dalam map campuran mencapai jumlah lima, surat/dokumen tersebut akan dikeluarkan dan ditempatkan di dalam map individu yang diberi label nama koresponden yang bersangkutan. Nama individu tersebut dapat berupa nama kedutaan, konsulat, nama perusahaan, atau nama bank. Label map individu tersebut terletak pada posisi kanan.
Demikianlah daftar klaisfikasi wilayah yang secara sederhana dapat agan terapkan pada sistem pengelolaan kearsipan agan. Sebenarnya selain dengan menggunakan klasifikasi sistem wilayah, juga dapat menggunakan klasifikasi sistem abjad, pokok soal, dll. Untuk saat ini, ane baru bisa share tentang klasifikasi sistem wilayah saja, kapan2 ane share yang model lainya. Semoga bermanfaat...
Baca Juga :
Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah
Kok salah lagi ya
BalasHapus