Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah

Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah :

merupakan salah satu bentuk pengelolaan dokumen dalam dunia kearsipan. Pengelolaan disini adalah bagaiman sebuah arsip atau dokumen disimpan nantinya. Penyimpanan ini dimaksutkan apabila suatu saat dibutuhkan maka akan dapat ditemukan dengan mudah. Selain itu juga untuk menjaga dan merawat arsip/dokument agar tidak mengalami kerusakan.

Yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, /atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.

Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, arsip surat itu disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas atau arsip yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan. 

Badan usaha atau bidang jasa lain yang akan mempergunakan penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkas/arsip yang ada. Kemudian, mereka menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan, RW dan RT. 

Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur kegiatan usahanya yang dikaitkan dengan domisili pembelinya. Oleh karena itu penataan berkasnya yang antara lain berupa surat pesanan dan faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah. 

Sebetulnya sistem wilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen/surat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan jika dibandingkan dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan. Sistem wilayah disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.

Meskipun dengan menggunakan sistem wilayah dirasa lebih mudah dalam pengklasifikasian asal dokumen, tetapi tetap saja masih terdapat kesulitan/kerugian dalam melakukan penyimpanan dokumen dengan sistem ini. Berikut adalah beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan pengelolaan arsip sistem wilayah :

Keuntungan sistem wilayah sebagai berikut:
1) Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
2) Penentuan tempat berkas dapat secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas.
3) Perolehan informasi dapat dilakukan di daerah itu masing-masing berdasarkan berkas yang disusun.
4) Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian sistem wilayah ini adalah sebagai berikut:
1) Perlu dilakukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
2) Apabila perseorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
3) Kesalahan pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.